Plataforma Docspider com o Potencial da IA

No Docspider, a gestão de documentos e processos vai além de ser uma plataforma de gestão e sustentação para o seu negócio. Ela compreende e responde diretamente às suas dúvidas, utilizando conhecimento extraído das publicações da sua organização. Tudo isso dentro de uma experiência totalmente alinhada às regras de negócios da governança e segurança da informação, garantindo personalização e segurança.

Com o Módulo de Inteligência Artificial do Docspider, a gestão dos documentos evolui para um nível muito mais intuitivo e automatizado. Ele foi desenvolvido para maximizar a performance, agregar valor ao dia a dia dos colaboradores e transformar a forma como a organização interage, colabora, utiliza e gera conhecimento.

A IA do Docspider atua em três funções essenciais para elevar a produtividade e otimizar a governança, o acesso e a geração de conhecimento:

• Portal de gestão de documentos;

• Visualizador de publicações e documentos;

• Editor de publicações.

Cada interface permite interações personalizadas e otimizadas para atender às necessidades e permissões de cada usuário, oferecendo um controle e uma personalização incomparáveis. Você pode ativar a IA em uma, duas ou todas as interfaces, ou optar por desativá-la completamente.

Configurado para buscar dados exclusivamente no contexto de publicações de documentos da companhia, o Módulo de IA garante segurança e precisão nas respostas, sem acesso à conteúdos desatualizados, revogados, não autorizados ou restritos ao usuário. No Editor de documentos, no entanto, é possível expandir essa busca para a internet, permitindo que o usuário enriqueça seu documento com informações adicionais sempre que desejar, seguindo as definições da organização para uso dos recursos.

Confira em detalhes como o Módulo de IA se interage e opera nas funções da plataforma Docspider:

Portal de Gestão de documentos

No Portal de publicações, o modulo de IA funciona como um consultor virtual, respondendo perguntas e fornecendo informações com base nos documentos da organização. Ele facilita a busca e recuperação de informações de forma rápida e precisa, sempre respeitando as permissões do usuário. As respostas são sempre referenciadas, com links diretos para consulta no visualizador de documentos, melhorando a agilidade e a qualidade das pesquisas. Aplicações práticas da IA no Portal gestão de documentos:

• Resposta com base nos documentos: O usuário pode perguntar algo e a IA traz informações diretamente dos documentos disponíveis;

• Busca contextualizada: A IA entende o contexto da pergunta e localiza trechos relevantes, ao invés de procurar palavra por palavra;

• Resumo de documentos: Geração de uma síntese dos conteúdos longos, destacando os pontos principais;

• Extração de dados específicos: Identificação de prazos, cláusulas contratuais, valores e responsabilidades;

• Explicação de termos técnicos ou jurídicos: Interpretação e contextualização de informações complexas para facilitar a compreensão;

• Identificação de padrões: Análise de documentos recorrentes, como políticas e contratos, para identificar tendências e conformidade;

• Geração de respostas embasadas: Exemplo: “Com base nos regulamentos internos, quais são os requisitos para aprovação de um novo fornecedor?”.

Visualizador de publicações

Aqui, a IA é ainda mais específica, ajudando o usuário a encontrar respostas precisas dentro do conteúdo de cada documento. O assistente contextualiza as informações de maneira dinâmica, melhorando a experiência de leitura e garantindo que o usuário encontre exatamente o que precisa, sem perder tempo.

• Resumo do documento: Geração de um resumo conciso destacando os pontos principais
• Geração de resumos personalizados: O assistente pode focar apenas nos pontos que interessam ao usuário, como “Resuma apenas os riscos deste contrato”;
• Extração de informações-chave: Identificação de prazos, valores, responsáveis e outras informações relevantes no documento;
• Explicação de termos técnicos: Definição e contextualização de palavras ou expressões complexas para garantir compreensão;
• Destaque de informações importantes: Identificação de cláusulas críticas, exceções ou pontos de atenção, como prazos de renovação ou penalidades;
• Extração de insights: Identificação de tendências ou recomendações com base no texto analisado;
• Transformação de conteúdo em bullet points: Síntese de informações longas em listas objetivas e fáceis de entender.

Editor de documentos

No Editor, o assistente de IA vai além da simples revisão. Ele sugere melhorias no texto, como correções ortográficas e gramaticais, além de propor ajustes que aprimoram a fluidez e a coesão do conteúdo. O assistente também pode ser usado para consultar documentos publicados ou buscar informações externas, enriquecendo o conteúdo e garantindo maior qualidade no trabalho final.

Para que a IA do Editor do Docspider apresente as sugestões e funcionalidades descritas abaixo, é necessário copiar e colar os trechos de texto diretamente no editor. Também é necessário ativar o modo de pesquisa na internet; caso contrário, a IA utilizará apenas a base de documentos do cliente como fonte de informação.

• Esboço de documentação: Ajuda a estruturar um documento desde o início, sugerindo tópicos e a organização do conteúdo;
• Sugestão de parágrafos: Geração de trechos com base em um tema ou ideia inicial, oferecendo exemplos de estruturação;
• Reformulação de parágrafos: Ajuste de trechos para melhorar clareza, coesão ou tornar o texto mais objetivo;
• Adequação de linguagem: Conversão para um tom específico, como mais formal, técnico, comercial ou acessível;
• Sugestão de sinônimos: Alternativas para evitar repetições e tornar o texto mais dinâmico;
• Tradução: Conversão para outro idioma, mantendo a fidelidade ao contexto do conteúdo;
• Resumo de texto: Síntese de conteúdos longos, destacando as informações principais;
• Melhoria de gramática e ortografia: Revisão e correção de erros para garantir um texto bem escrito e preciso;
• Sugestão de títulos e subtítulos: Ajuda a estruturar o documento de forma mais atraente e organizada;
• Reescrita para maior objetividade: Transformação de textos prolixos em versões mais diretas e concisas;
• Conversão de linguagem: Transformação de textos técnicos em versões mais acessíveis ou formais, conforme a necessidade do documento.

Análise Dinâmica de Indicadores IA

Contamos também com a função Análise Dinâmica Indicadores IA, que permite visualizar e cruzar dados de uso da IA no sistema por meio de tabelas dinâmicas (dados pivot). Isso possibilita analisar padrões de interação, segmentar informações por diferentes critérios e gerar insights estratégicos para otimização do uso da IA.

• Quem usa – Identifique os usuários e diretórios que mais interagem com a IA.

• O que é mais usado – Veja em qual função do Docspider A IA é mais usada (Editor, Visualizador ou Portal);

• Quando ocorre o uso – Filtre por data, mês, ano ou até mesmo por dia da semana;

• De onde vem o uso – Descubra os modelos mais utilizados (ex.: gpt-4o-mini, gpt-3.5, etc).

• Como a IA responde – Exibe perguntas feitas, recusas de resposta e motivos de recusa.

Uma solução customizável e segura

A flexibilidade dessa implementação torna possível habilitar ou restringir o uso do Módulo de IA para cada interface individualmente, permitindo que o administrador decida como deseja aplicar os copilotos do Módulo de IA conforme a necessidade de cada operação e o nível de segurança desejado. Além disso, cada interface possui configurações próprias para limitar ou expandir o alcance de uso do Módulo de IA proporcionando um controle absoluto e uma experiência personalizada para cada usuário.

Com essa tecnologia de ponta, a plataforma Docspider vai além dos recursos da busca documental – ela torna-se um ambiente intuitivo, estratégico, com respostas diretas às dúvidas e necessidades dos usuários, contextualizando respostas eficazes, otimizando a operação e performance dos colaboradores na busca e geração do conhecimento organizacional.